01
KI-Inventar & Bestandsaufnahme
Wir erfassen Anwendungen, Anbieter, Zwecke, Nutzergruppen und Verantwortlichkeiten – einschließlich dezentral genutzter Tools.
Ergebnis: strukturierte Übersicht Ihrer relevanten KI-Anwendungen.
KI-Compliance · EU AI Act
KI-Compliance & AI Act klar, pragmatisch und umsetzbar
KI ist in vielen Unternehmen bereits im Einsatz – oft schneller als klare Zuständigkeiten und interne Regeln entstehen konnten.
Wir schaffen Transparenz über Nutzung, Rollen und Risiken – als Grundlage für einen praktikablen Governance-Rahmen.
KI-Inventar Risikoklassifizierung KI-Governance AI Literacy Dokumentation
Der Ausgangspunkt
KI-Compliance beginnt mit Transparenz
ChatGPT, Microsoft Copilot und integrierte KI-Funktionen in HR-, CRM- oder Cloud-Systemen werden häufig dezentral eingeführt. Deshalb ist meist mehr KI im Einsatz, als zentral bekannt ist.
Entscheidend ist nicht nur, ob KI eingesetzt wird, sondern wofür, von wem und mit welchen Daten.
Unser Ansatz
So viel Struktur wie erforderlich – ohne unnötige Parallelprozesse oder Dokumentation um ihrer selbst willen.
Welche KI-Systeme und Funktionen werden tatsächlich genutzt?
Wer nutzt sie und für welche Zwecke?
Welche Daten werden verarbeitet?
Welche Entscheidungen oder Prozesse werden beeinflusst?
Welche Rolle nimmt das Unternehmen nach dem AI Act ein?
Welche Risiken und Anforderungen ergeben sich daraus?
Unsere Leistungen
KI-Compliance praxisnah umsetzen
Einzelne Module können separat oder als umfassender KI-Compliance-Ansatz umgesetzt werden.
02
Rollen- & Risikoklassifizierung
Wir ordnen Anwendungskontext, Unternehmensrolle und Risikokategorie ein. Im Fokus stehen Transparenzpflichten und mögliche Hochrisiko-Anwendungen.
Pflichten erkennen und sinnvoll priorisieren.
03
KI-Governance & Richtlinien
Wir entwickeln klare Regeln für Auswahl, Freigabe, Nutzung und Überwachung – einschließlich Verantwortlichkeiten und Eskalationswegen.
Klare Leitplanken statt unkontrollierter Tool-Nutzung.
04
AI Literacy & Schulungen
Wir entwickeln rollen- und risikoorientierte Lernformate für Mitarbeitende, Führungskräfte und verantwortliche Funktionen.
Praxisnah für Ihre konkreten KI-Anwendungen.
05
Dokumentation & Nachweisführung
Wir strukturieren Entscheidungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar und nutzen bestehende Compliance-Prozesse weiter.
Nachvollziehbar, pflegbar und prüfbar.
06
Tool-, Anbieter- & Prozessprüfung
Wir prüfen Anbieter, Datenflüsse, Berechtigungen, Schnittstellen und Einsatzbedingungen und führen die relevanten Prüfperspektiven zusammen.
Kritische Abhängigkeiten früh erkennen.
Aktueller regulatorischer Stand
AI Act 2026: Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Der EU AI Act wird stufenweise wirksam. Deshalb sollten Unternehmen nicht allein auf verlängerte Übergangsfristen schauen.
Seit 2. Februar 2025 Verbotene KI-Praktiken und Anforderungen an AI Literacy.
Seit 2. August 2026 Unter anderem gelten die Transparenzanforderungen des AI Act für die jeweils erfassten Konstellationen.
2027 / 2028 Für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme bestehen verlängerte Übergangsfristen.
Was jetzt sinnvoll ist
Grundlagen der KI-Governance lassen sich bereits heute aufbauen und später gezielt erweitern.
KI-Nutzung erfassen Risiken einordnen Verantwortung klären Regeln und Nachweise schaffen
Typische Anwendungsfälle
Wo entstehen in Unternehmen konkrete Handlungsfelder?
Generative KI im Arbeitsalltag
Bei ChatGPT, Copilot und vergleichbaren Diensten sind vor allem Freigabe, zulässige Eingaben und Ergebniskontrolle zu klären.
KI in HR und Personalprozessen
Bei Recruiting, Vorauswahl oder Bewertung muss geklärt werden, welche Funktion das System übernimmt und welche Anforderungen folgen.
KI-Funktionen in bestehender Software
KI-Funktionen gelangen oft über Updates in SaaS-, CRM- oder Collaboration-Lösungen. Eine Bestandsaufnahme macht sie sichtbar.
Eigene KI-Anwendungen & Automatisierungen
Wer Modelle integriert oder KI-Prozesse automatisiert, kann andere Rollen und weitergehende Pflichten haben. Entscheidend ist der konkrete Anwendungskontext.
Warum DProtected?
Compliance, die in bestehende Strukturen passt
Datenschutz, Informationssicherheit & KI gemeinsam
Wir verbinden bestehende Datenschutz-, Informationssicherheits- und Compliance-Prozesse. Neue Parallelstrukturen sind meist unnötig.
Praxis statt regulatorischer Theorie
Wir übersetzen Anforderungen in konkrete Prioritäten. Sie sehen, was Ihr Unternehmen betrifft und was als Nächstes zu tun ist.
Risikoorientierter Ansatz
Der Prüfungsaufwand richtet sich nach tatsächlicher Nutzung, möglichem Risiko und regulatorischer Relevanz.
Von der Analyse bis zur Umsetzung
Je nach Bedarf begleiten wir Bestandsaufnahme, Richtlinien, Dokumentation, Schulungen und regelmäßige Reviews.
Unser Vorgehen
In sechs Schritten zur KI-Governance
Erst die tatsächliche Nutzung verstehen, dann Rollen und Risiken einordnen und daraus passende Maßnahmen ableiten.
Schritt 1
Erstberatung
Wir klären Ihre aktuelle KI-Nutzung, bestehende Prozesse und den sinnvollen Umfang der nächsten Schritte.
Ergebnis: klarer Startpunkt
Schritt 2
KI-Bestandsaufnahme
Tools, Funktionen, Anwendungsfälle, Anbieter und Verantwortlichkeiten werden strukturiert erfasst.
Ergebnis: belastbares KI-Inventar
Schritt 3
Rollen- & Risikoeinordnung
Wir ordnen jeden Anwendungsfall nach Nutzungskontext, Unternehmensrolle und möglicher Risikokategorie ein.
Ergebnis: priorisierte Risikolandkarte
Schritt 4
Gap-Analyse
Wir gleichen bestehende Prozesse mit den relevanten Anforderungen und Ihren Governance-Zielen ab.
Ergebnis: sichtbarer Handlungsbedarf
Schritt 5
Maßnahmen & Umsetzung
Sie erhalten konkrete Maßnahmen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten. Auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung.
Ergebnis: umsetzbarer Maßnahmenplan
Schritt 6
Review & Weiterentwicklung
Neue Systeme und Anwendungsfälle werden in einen definierten Review-Prozess aufgenommen.
Ergebnis: dauerhaft belastbare Governance
Pragmatischer Einstieg
Welche KI-Systeme werden in Ihrem Unternehmen genutzt?
Oft fehlt zunächst eine verlässliche Übersicht. Der Einstieg muss deshalb kein umfangreiches Compliance-Projekt sein.
Ein kompakter KI-Compliance-Check beantwortet zunächst vier zentrale Fragen:
Welche KI wird tatsächlich genutzt? Wo liegen relevante Risiken? Welche Vorgaben sind bereits relevant? Welche Maßnahmen sollten priorisiert werden?
Daraus ergibt sich, welche weiteren Schritte tatsächlich sinnvoll sind.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu KI-Compliance und AI Act
Was bedeutet KI-Compliance?
KI-Compliance beschreibt die organisatorischen und technischen Maßnahmen, mit denen Unternehmen relevante Anforderungen beim Einsatz oder bei der Entwicklung von KI berücksichtigen.
Dazu können neben dem EU AI Act je nach Anwendungsfall insbesondere Datenschutz, Informationssicherheit und interne Unternehmensvorgaben gehören.
Betrifft der AI Act auch Unternehmen, die KI nur einsetzen?
Ja. Der AI Act regelt nicht nur Anbieter von KI-Systemen. Auch Unternehmen, die KI-Systeme unter eigener Verantwortung einsetzen, können als Betreiber beziehungsweise „Deployers“ Anforderungen unterliegen.
Welche Pflichten relevant sind, hängt von der konkreten Rolle, dem KI-System und dessen Nutzungskontext ab.
Müssen Unternehmen ein KI-Inventar führen?
Der AI Act schreibt nicht pauschal jedem Unternehmen ein allgemeines KI-Inventar für sämtliche Anwendungen vor.
In der Praxis ist eine strukturierte Bestandsaufnahme jedoch ein sinnvolles Governance-Instrument: Erst wenn bekannt ist, welche KI-Systeme für welche Zwecke eingesetzt werden, lassen sich Rollen, Risiken und mögliche Anforderungen zuverlässig beurteilen.
Was bedeutet AI Literacy?
AI Literacy beziehungsweise KI-Kompetenz betrifft die Fähigkeiten und Kenntnisse der Personen, die mit KI-Systemen arbeiten.
Sinnvoll ist ein rollen- und risikoorientierter Ansatz, der Tätigkeiten, Erfahrung, Einsatzkontext und mögliche Auswirkungen der verwendeten Systeme berücksichtigt.
Welche Transparenzpflichten gelten seit August 2026?
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzanforderungen des AI Act für die jeweils erfassten Systeme und Einsatzkonstellationen.
Welche konkrete Pflicht einschlägig ist, hängt von Funktion, Art des Systems und dem jeweiligen Einsatz ab.
Gelten die Hochrisiko-Anforderungen bereits?
Für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme bestehen verlängerte Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028.
Andere Vorschriften des AI Act gelten jedoch bereits. Unternehmen sollten deshalb nicht allein auf die Hochrisiko-Fristen schauen.
Ist KI im Personalbereich automatisch Hochrisiko?
Nein. Nicht jede Verwendung von KI im Personalbereich ist automatisch ein Hochrisiko-KI-System.
Bestimmte Anwendungen im Bereich Beschäftigung und Personalmanagement gehören jedoch zu den ausdrücklich erfassten potenziellen Hochrisiko-Anwendungsfällen. Die konkrete Funktion des Systems muss deshalb sorgfältig geprüft werden.
Wir nutzen nur ChatGPT oder Microsoft Copilot. Brauchen wir trotzdem Regeln?
Auch allgemein verfügbare KI-Dienste können interne Governance-Fragen auslösen.
Relevant ist beispielsweise, welche Daten Mitarbeitende eingeben dürfen, welche Dienste freigegeben sind, wofür KI eingesetzt werden kann und wie Ergebnisse kontrolliert werden.
Wie hängen AI Act und DSGVO zusammen?
Der AI Act ersetzt bestehende Datenschutzanforderungen nicht.
Werden im Zusammenhang mit einem KI-System personenbezogene Daten verarbeitet, müssen die jeweiligen datenschutzrechtlichen Anforderungen zusätzlich berücksichtigt werden.
Wie starten wir am besten?
Für viele Unternehmen ist ein kompakter KI-Compliance-Check der sinnvollste Einstieg.
Dabei werden relevante KI-Systeme und Anwendungsfälle erfasst, Rollen und Risiken eingeordnet und bestehende Strukturen betrachtet. Anschließend kann der tatsächliche Handlungsbedarf priorisiert werden.
Bereit für eine klare KI-Governance?
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre KI-Nutzung transparent zu machen, relevante Risiken zu erkennen und praktikable Governance-Strukturen aufzubauen.
Hinweis: DProtected unterstützt Unternehmen bei der organisatorischen und operativen Umsetzung von Datenschutz-, Informationssicherheits- und Compliance-Anforderungen. Unsere Leistungen ersetzen keine Rechtsberatung im rechtlichen Einzelfall.